Joyas de Jurisprudencia | La empresa puede digitalizar, pero no dificultar el ejercicio de derechos laborales

La STS (Sala de lo Social) núm. 441/2026, de 22 de abril, ponente Ignacio García-Perrote Escartín (rec. 73/2025) analiza si una empresa puede imponer una herramienta digital como canal único y obligatorio de comunicación con recursos humanos para remitir partes de baja, justificantes de ausencia, solicitudes de excedencia, anticipos, incidencias de nómina y otras gestiones similares, eliminando el correo electrónico y los canales presenciales utilizados hasta ese momento.

La empresa comunicó a la plantilla que, con el objetivo de digitalizar y mejorar la gestión administrativa, toda la documentación e incidencias debían tramitarse exclusivamente mediante la herramienta HR Case, advirtiendo además que no sería válida ninguna documentación presentada fuera de ese sistema. Posteriormente, reiteró el carácter exclusivo de la herramienta, aunque habilitó excepcionalmente un correo electrónico para personas inactivas o con bajas de larga duración.

La medida fue impugnada por UGT, CCOO, USO y CGT mediante demandas de conflicto colectivo. Los sindicatos solicitaron la nulidad de la decisión y el reconocimiento del derecho de las personas trabajadoras —y también de la representación legal— a seguir utilizando otros medios válidos de comunicación, como el correo electrónico y la atención presencial. USO y CGT añadieron además la petición de que el tiempo dedicado a estas gestiones mediante la aplicación fuera considerado tiempo efectivo de trabajo y que la empresa facilitara medios materiales adecuados para utilizar la herramienta.

La Audiencia Nacional estimó las demandas de UGT, CCOO y USO, y parcialmente la de CGT. Declaró nula la decisión empresarial y reconoció el derecho de las personas trabajadoras y de la representación legal a seguir utilizando cualquier medio válido de comunicación con recursos humanos, incluido el correo electrónico y los canales presenciales. La sentencia no cuestionó la implantación de una herramienta digital, sino su imposición como canal único cuando, según los hechos probados, dificultaba la comunicación y la gestión eficaz de las solicitudes.

Los hechos acreditados resultaron determinantes. La herramienta HR Case ya existía con anterioridad y convivía con otras vías de comunicación. El conflicto surge cuando pasa a convertirse en el único sistema permitido.

La principal dificultad era funcional. Aunque la aplicación permitía adjuntar documentación, desde los ordenadores de trabajo y desde los “quioscos” de la empresa no podían subirse archivos, entre otras razones por las restricciones sobre dispositivos externos. Además, las normas internas limitaban el acceso con dispositivos personales y prohibían el uso de móviles en determinadas zonas. En la práctica, muchas personas trabajadoras no podían remitir directamente la documentación desde el entorno laboral y debían recurrir a medios personales o al teléfono móvil de su responsable.

La Audiencia Nacional también valoró las incidencias y retrasos del sistema. El tiempo medio de respuesta oscilaba entre 14 y 17 días, lo que resultaba incompatible con solicitudes que requieren rapidez, como permisos de conciliación o incidencias urgentes. El problema, por tanto, no era la digitalización en sí, sino la falta de funcionalidad efectiva de la herramienta cuando se imponía de forma exclusiva.

La empresa recurrió la sentencia de la Audiencia Nacional intentando defender que, en ejercicio de su poder de dirección y organización del art. 20 ET, podía imponer HR Case como canal único de comunicación con recursos humanos.

El Tribunal Supremo rechaza el recurso, pero lo hace con un matiz importante: no cuestiona que la empresa pueda digitalizar sus procesos internos ni implantar herramientas electrónicas de gestión. De hecho, reconoce expresamente que el poder de dirección empresarial permite adaptar las formas de comunicación a nuevas tecnologías. La nulidad no deriva, por tanto, de la existencia de HR Case, sino de haberla convertido en la única vía posible de comunicación cuando, según los hechos acreditados, el sistema presentaba dificultades reales de funcionamiento.

La Sala considera especialmente relevante que las personas trabajadoras no pudieran subir documentación directamente desde los medios ordinarios del centro de trabajo. Aunque podía accederse a la aplicación desde los ordenadores de la empresa, no era posible adjuntar archivos desde ellos ni desde los “quioscos” habilitados en algunos centros. En la práctica, muchas personas trabajadoras debían utilizar medios propios o recurrir al teléfono personal de su responsable para remitir documentación. A ello se añadían las incidencias y retrasos del sistema. La Audiencia Nacional había considerado acreditado que el tiempo medio de respuesta oscilaba entre 14 y 17 días, algo incompatible con solicitudes que requieren rapidez, como permisos de conciliación, incidencias urgentes o determinadas gestiones vinculadas a bajas y ausencias. El Tribunal Supremo entiende así que el problema no era la digitalización en sí misma, sino la imposición de un canal exclusivo que, lejos de facilitar la comunicación con recursos humanos, la dificultaba y trasladaba a las personas trabajadoras cargas técnicas y organizativas que antes no existían.

La sentencia fija así una idea central: la empresa puede implantar herramientas digitales y modernizar sus sistemas de gestión, pero no puede convertirlos en el único medio de comunicación cuando su funcionamiento real limita, dificulta o ralentiza el ejercicio normal de derechos laborales y gestiones ordinarias de la relación de trabajo. Por ello, el Supremo confirma la sentencia de la Audiencia Nacional y reconoce el derecho de las personas trabajadoras y de la representación legal a seguir utilizando otros medios válidos de comunicación, incluido el correo electrónico y la atención presencial.

La sentencia fija así una idea de gran importancia práctica: la digitalización empresarial es legítima, pero no puede convertirse en una barrera operativa para el ejercicio normal de derechos laborales. El art. 20 ET permite organizar y modernizar los sistemas internos, pero no autoriza cualquier configuración técnica si esta dificulta injustificadamente la comunicación o desplaza sobre la persona trabajadora cargas materiales y organizativas.

El Supremo también rechaza el argumento de protección de datos utilizado por la empresa para justificar el canal único. Considera incoherente invocar mayores garantías de privacidad cuando, en la práctica, parte de la documentación podía acabar gestionándose mediante teléfonos personales de responsables intermedios. Además, la Sala compara este caso con la STS 545/2023, de 12 de septiembre, donde sí admitió la sustitución del correo electrónico por una app para distribuir información sindical. Pero recuerda que en aquel supuesto se había acreditado que la aplicación era especialmente accesible y funcional. Esa referencia permite entender bien el criterio del Tribunal Supremo: la empresa puede sustituir canales tradicionales por sistemas digitales, pero solo cuando estos resultan realmente eficaces, accesibles y proporcionados.

La relevancia práctica de la sentencia va mucho más allá del conflicto concreto y, probablemente, anticipa una línea jurisprudencial relevante sobre los límites jurídicos de la digitalización organizativa en las relaciones laborales. La sentencia no discute si las empresas pueden digitalizar procesos internos; lo que cuestiona es algo mucho más profundo: si la digitalización puede utilizarse para desplazar sobre la persona trabajadora las cargas materiales, técnicas y temporales necesarias para ejercer derechos laborales ordinarios. Ese matiz cambia mucho el alcance de la resolución.

La primera consecuencia práctica es que el Tribunal Supremo introduce un criterio de “funcionalidad real” de las herramientas digitales empresariales. Hasta ahora, muchas empresas habían entendido que bastaba con implantar formalmente una aplicación o portal interno para considerar válidamente digitalizada una gestión laboral. La sentencia rompe parcialmente esa lógica. Lo relevante ya no es solo que exista una plataforma, sino que sea efectivamente accesible, operativa y razonablemente usable desde los medios proporcionados por la propia empresa. Esto tiene un efecto inmediato en muchísimos entornos empresariales donde se están imponiendo portales únicos de RRHH, apps corporativas, sistemas de ticketing o plataformas de autoservicio del empleado. La Sala viene a decir implícitamente varias cosas.

Primero, que no basta con que técnicamente “pueda hacerse” algo. Debe poder hacerse en condiciones normales y razonables dentro de la propia organización del trabajo. El Supremo no acepta una visión puramente formal o tecnológica del acceso.

Segundo, la sentencia introduce la idea de que la empresa no puede convertir la digitalización en una externalización de costes y medios hacia la persona trabajadora. Ese elemento aparece constantemente en el razonamiento, aunque no se formule expresamente en esos términos. La resolución considera problemático que la persona trabajadora tenga que usar dispositivos propios; tenga que recurrir al teléfono personal del responsable; no pueda adjuntar documentación desde los medios corporativos; dependa de terceros para ejercer derechos básicos; o soporte retrasos incompatibles con determinadas necesidades laborales. Esto tiene muchísima trascendencia práctica porque afecta directamente a la actual expansión de modelos de “employee self service”, donde la empresa desplaza crecientemente a la plantilla tareas administrativas antes asumidas por RRHH: gestión documental, permisos, incidencias, certificados, vacaciones, nóminas, cambios contractuales o comunicaciones internas. La sentencia no prohíbe esos sistemas, pero sí exige que la empresa soporte organizativamente el modelo que implanta.

Otra consecuencia importante es que la resolución limita una cierta tendencia empresarial a equiparar digitalización con unilateralidad organizativa absoluta. El Supremo acepta expresamente que el art. 20 ET permite adaptar los sistemas de comunicación a nuevas tecnologías. Pero introduce un límite material: la herramienta no puede dificultar el ejercicio práctico de derechos ni degradar las condiciones reales de comunicación. Eso significa que, las empresas no podrán defender válidamente cualquier sistema digital únicamente invocando eficiencia organizativa, homogeneización, trazabilidad, seguridad, modernización o alineamiento con procesos digitales. Habrá que demostrar además: accesibilidad real; facilidad de uso; compatibilidad con la organización efectiva del trabajo; tiempos razonables de respuesta; disponibilidad de medios materiales; y proporcionalidad de las cargas impuestas.

La sentencia también tiene un impacto evidente sobre el teletrabajo y el trabajo híbrido. La empresa intentó utilizar el elevado porcentaje de teletrabajo para justificar el modelo. El Supremo rechaza que eso sea decisivo. Y esto es importante porque evita que el teletrabajo se convierta automáticamente en una presunción de disponibilidad tecnológica ilimitada de la persona trabajadora. La Sala viene a afirmar implícitamente que teletrabajar no significa asumir sin más el uso de medios propios, la disponibilidad tecnológica permanente ni la autosuficiencia digital absoluta frente a la empresa. En realidad, la sentencia contiene una crítica indirecta a ciertas dinámicas actuales de digitalización laboral donde el trabajador acaba absorbiendo parte de la infraestructura material del sistema.

Otra consecuencia muy relevante aparece en materia probatoria y de responsabilidad empresarial. Con esta sentencia, cuando una empresa quiera imponer un canal digital exclusivo, probablemente deberá acreditar: que el sistema funciona adecuadamente; que es accesible desde los medios corporativos; que no exige dispositivos personales; que existen tiempos razonables de respuesta; que no genera bloqueos organizativos; y que no crea dependencias jerárquicas innecesarias. Es decir, la carga de legitimación técnica y organizativa del sistema aumenta considerablemente.

La sentencia también puede proyectarse sobre negociación colectiva y derechos de información sindical. Aunque el conflicto no se centra directamente en ello, el Supremo recuerda expresamente su STS 545/2023. de 12 de septiembre (rec. 100/2021) sobre distribución sindical mediante apps, señalando que allí aceptó el sistema porque había quedado acreditada su “superior funcionalidad” y “fácil accesibilidad”. Eso implica que la digitalización no se presume legítima por sí sola; debe probarse su equivalencia o mejora funcional respecto del sistema sustituido. Esa lógica puede extenderse a: tablones sindicales digitales; notificaciones internas; sistemas de firma electrónica; plataformas de vacaciones; control horario; herramientas disciplinarias; o sistemas de compliance laboral.

Especialmente interesante es el efecto indirecto de la sentencia sobre protección de datos y gobernanza digital empresarial. El Supremo desmonta bastante claramente la utilización instrumental del argumento de protección de datos. La empresa pretendía justificar la centralización digital por razones de seguridad y trazabilidad, pero la Sala señala la incoherencia de obligar a subir documentación mediante teléfonos personales de managers. Esto es, la empresa no puede invocar genéricamente la protección de datos como legitimación automática de cualquier arquitectura digital interna si el diseño real del sistema genera otras vulnerabilidades o desplaza riesgos hacia trabajadores o mandos intermedios.

También hay un efecto muy relevante sobre tiempos de gestión y derecho a la inmediatez en determinadas situaciones laborales. El Supremo considera incompatible con ciertos derechos laborales un sistema con respuestas medias de 14 a 17 días. Esto es muy importante porque introduce una idea funcional del tiempo de respuesta empresarial. No todas las gestiones laborales admiten demoras estructurales. Permisos, conciliación, bajas, incidencias salariales o determinadas ausencias requieren tiempos organizativos compatibles con la realidad de la relación laboral. Eso puede proyectarse en el futuro sobre: gestión automatizada de permisos; plataformas de RRHH basadas en tickets; sistemas automatizados de autorización; o canales exclusivamente digitales con baja capacidad de respuesta humana.

La sentencia, además, cuestiona la idea de que toda digitalización supone necesariamente una mejora organizativa. La Audiencia Nacional y el Supremo hacen algo muy significativo: analizan el funcionamiento material del sistema y concluyen que no facilita la comunicación, sino que la dificulta. Eso rompe parcialmente el discurso empresarial habitual, según el cual la digitalización equivale automáticamente a eficiencia. Desde una perspectiva más amplia, la resolución empieza a construir una doctrina sobre “calidad jurídica de la infraestructura digital empresarial”. No basta con implantar tecnología; importa cómo redistribuye poder, cargas, accesibilidad y capacidad real de ejercicio de derechos dentro de la organización.

En el fondo, la sentencia refleja una tensión cada vez más visible en el Derecho del Trabajo contemporáneo: la empresa digitaliza procesos para ganar trazabilidad, estandarización y control organizativo, pero el ordenamiento sigue exigiendo que esa transformación no degrade materialmente la posición de la persona trabajadora. Y ahí está probablemente la verdadera importancia de la STS 441/2026. No es una sentencia contra la digitalización. Es una sentencia contra la digitalización organizativamente asimétrica.

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